UNICEF Polska – pomagamy dzieciom

^{Załącznik nr 15 - Monitoring Wizyjny}

Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego
^{Aktualizacja z dnia 25.10.2024 r.}

Niniejszy Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego, zwany dalej Regulaminem, określa zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w siedzibie Stowarzyszenia Polski Komitet Narodowy UNICEF, przy ul. Powązkowskiej 44c w Warszawie  (kod pocztowy 01-797), zwanego dalej Stowarzyszeniem UNICEF Polska.

1. Cel i założenia monitoringu

1.1. Na podstawie Ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r., poz. 1040, z późń. zm.) funkcjonuje szczególny nadzór nad pomieszczeniami zakładu pracy oraz terenem wokół zakładu pracy, w postaci środków technicznych umożliwiających rejestracje (monitoring).

1.2. Administratorem danych osobowych uzyskanych na nagraniach monitoringu jest Stowarzyszenie Polski Komitet Narodowy UNICEF z siedzibą w Warszawie (kod poczt. 01-797), przy ul. Powązkowskiej 44c.

1.3. Celem wprowadzenia monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników, ochrony mienia pracodawcy, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz umożliwienie wykrywania zachowań szkodzących pracodawcy, pracownikom lub narażających pracodawcę na straty.

1.4. Monitoring funkcjonuje każdego dnia w godzinach od 18:00 do 7:00.

2. Zakres monitoringu

2.1. Elementy monitoringu, miejsce zainstalowania rejestratora oraz sposób rozmieszczenia kamer określa poniższa tabela:

2.2. Monitoringiem wizyjnym objęte są obszary wewnątrz budynku: drzwi wejściowe główne (przy recepcji) oraz drzwi wejściowe awaryjne.

Miejsca objęte monitoringiem są oznaczone w sposób widoczny i czytelny poprzez umieszczenie tabliczek informacyjnych z klauzulą informacyjną wynikającą z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO. 

2.3. Monitoring nie obejmuje: pomieszczeń sanitarnych, biurowych, socjalnych, szatni, ani sal konferencyjnych.

2.4. Rejestracji na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu   monitoringu. Rejestracja obrazu z poszczególnych kamer odbywa się automatycznie.

2.5. System monitoringu wizyjnego składa się z:

• kamer stacjonarnych rejestrujących zdarzenia wewnątrz biura w kolorze i rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób;
• rejestratora z dyskiem twardym;

System monitoringu wizyjnego Stowarzyszenia UNICEF Polska może być w miarę konieczności rozbudowywany i udoskonalany.

2.6. Osoby, które mają wgląd do zarejestrowanego obrazu mają świadomość odpowiedzialności za ochronę danych osobowych oraz posiadają stosowne upoważnienie wydane przez administratora danych osobowych.

Do obsługi technicznej zostają wyznaczeni i upoważnieni: Manager Zespołu IT oraz Specjalista ds. IT, zatrudnieni w Stowarzyszeniu UNICEF Polska.

Osoby te są odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie systemu monitoringu w Stowarzyszeniu UNICEF Polska oraz codzienną kontrolę urządzenia rejestrującego.

Nadane upoważnienie pozwala na dostęp do podglądu z kamer oraz zapisów z kamer tylko na wyraźne, pisemne polecenie Administratora Danych Osobowych, wyłącznie dla celów, dla jakich zostały zebrane.

2.7. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowane przez okres nieprzekraczający 21 dni od dnia nagrania.

2.7.1. Zapisu z systemu monitoringu nie archiwizuje się, z zastrzeżeniem pkt. 2.8-2.10 poniżej. 

2.8. Po upływie okresu przetwarzania, zgodnie z pkt. 2.7 powyżej, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają skasowaniu, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami  prawa.

2.9. W uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosku osoby fizycznej lub organów uprawnionych do otrzymania kopii zapisu z nagrania, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności, gdy nagranie związane jest z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia okres przechowywania danych, o którym mowa w pkt. 2.7, może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do prawomocnego zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez system monitoringu wizyjnego prowadzonego na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 

2.9.1. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się z pisemnym wnioskiem do Stowarzyszenia UNICEF Polska z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. 

2.9.2. Wniosek, o którym mowa w pkt. 2.9.1. należy złożyć w terminie do 10 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło mieć miejsce i musi on zawierać dokładną datę, przybliżony czas oraz miejsce zdarzenia, ponieważ mogą występować nieznaczne różnice między czasem rzeczywistym, a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu. Wniosek powinien zawierać podstawę prawną udostępnienia i cel wykorzystania. W przypadku złożenia wniosku po wskazanym terminie lub wniosku bez podanych danych nie będzie możliwości zabezpieczenia właściwego nagrania. 

2.9.3. Osoba odpowiedzialna za techniczną obsługę systemu monitoringu na podstawie wniosku zaakceptowanego przez Stowarzyszenie UNICEF Polska, sporządza kopię nagrania za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej. 

2.9.4. Kopia nagrania podlega ewidencji w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Wzór rejestru wykonanych kopii nagrań z monitoringu wizyjnego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2.9.5. Kopia nagrania wykonana na podstawie wniosku, o którym mowa w pkt. 2.9.1. zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 3 miesiące od chwili nagrania i – z zastrzeżeniem pkt. 2.10 - może być udostępniona jedynie uprawnionym instytucjom na podstawie obowiązujących przepisów prawa, na zasadach określonych w pkt. 2.9.6. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji lub nieodebrania kopii zapisu przez wnioskodawcę kopia nagrań po okresie wskazanym powyżej podlega zniszczeniu. Fakt zniszczenia odnotowuje się w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego, o którym mowa w pkt. 2.9.4. 

2.9.6. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony jedynie uprawnionym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa organom w zakresie prowadzenia przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze, na ich pisemny wniosek, w którym muszą być podane podstawy prawne przekazania kopii nagrania. 

2.9.7. Za techniczną realizację kopii bezpieczeństwa oraz przekazanie kopii odpowiadają osoby wskazane z pkt. 2.6.

2.9.8. Kopia nagrania przekazywana jest na nośniku danych na podstawie protokołu przekazania danych. Wzór protokołu przekazania danych z systemu monitoringu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 

2.9.9. Wszystkie wnioski oraz przekazanie kopii nagrania z systemu monitoringu podlegają zarejestrowaniu w rejestrze udostępnionych nagrań z monitoringu wizyjnego, prowadzonego przez osobę wskazaną w pkt. 2.6. Wzór rejestru udostępnionych nagrań z monitoringu wizyjnego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

2.10. Biorąc pod uwagę, że Stowarzyszenie UNICEF Polska nie posiada technicznych możliwości do zanonimizowania wizerunku osób nagranych w systemie - za wyjątkiem uzasadnionych przypadków, gdy właściwe przepisy prawa na to zezwalają/wymagają tego - nie udostępnia się nagrań oraz nie umożliwia się wglądu do nagrań osobom fizycznym, ponieważ takie działania mogłyby naruszyć prawa lub wolność osób trzecich. Odstępstwem od zdania powyższego (poza w/w uzasadnionymi przypadkami, gdy właściwe przepisy prawa na to zezwalają/wymagają tego) jest sytuacja gdzie osoba fizyczna, która zwraca się z wnioskiem o wgląd do nagrania, została zarejestrowana bez obecności innych osób.

3. Dane zarejestrowane w systemie monitoringu wizyjnego nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o ustawę, o dostępie do informacji publicznej.

4. W sprawach dotyczących danych pozyskanych z monitoringu informacji udziela powołany przez Administratora Danych Osobowych Inspektor Ochrony Danych Osobowych pisemnie na adres Stowarzyszenia UNICEF Polska ul. Powązkowska 44 C, 01-797 Warszawa, telefonicznie pod numerem  telefonu 22 568 03 71 lub mailowo pod adresem: iod@unicef.pl.

5. Zasady przetwarzania danych osobowych w Stowarzyszeniu UNICEF Polska, w tym danych osobowych zebranych przez system monitoringu wizyjnego, reguluje niniejszy Regulamin, który jest załącznikiem do „Polityki ochrony danych osobowych” Stowarzyszenia UNICEF Polska.

6. Każda osoba zatrudniona lub współpracująca na zasadzie umowy/porozumienia ze Stowarzyszeniem UNICEF Polska, zobowiązana jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i potwierdzenia tego poprzez podpisanie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr. 4 do niniejszego Regulaminu.

7. Niniejszy Regulamin oraz wszelkie jego późniejsze zmiany wprowadza się w życie w formie zarządzenia Zarządu Stowarzyszenia UNICEF Polska.

8. Wszelkie zmiany i uzupełnienia w niniejszym Regulaminie wprowadza się w życie w formie zarządzenia Zarządu Stowarzyszenia UNICEF Polska.

9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem ma zastosowanie ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i akty wykonawcze do niej oraz wewnętrzna dokumentacja Administratora Ochrony Danych, tj. Polityka ochrony danych osobowych Stowarzyszenia UNICEF Polska a także Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe oraz przepisy RODO.